Por Juliana Protásio
A escolha de um software para registro das consultas e acompanhamento dos processos judiciais e administrativos é de alta relevância para o escritório de advocacia. Através do software pode se definir os processos do escritório, ou seja, a depender de como o software funciona o escritório irá estabelecer uma sequência de atividades adaptadas à rotina e necessidade dos que o utilizam.
Escritórios de advocacia e advogados investem valores consideráveis em softwares para que seus processos ocorram com maior fluidez, de modo ágil, sem necessidade de trabalho manual e com envio de informações claras para o cliente.
Ocorre que algumas vezes o software utilizado não atende os processos padronizados pelo escritório, porque a equipe não faz o uso adequado da solução comprada por não vislumbrar a relevância de ter todos os dados inseridos no sistema. Então, quando se busca extrair planilhas ou consultar tarefas, a informação pertinente não está registrada no sistema ou está registrada de forma parcial.
A padronização dos processos também interfere na usabilidade do software, uma vez que cada integrante da equipe realiza os processos de forma diferente, sem obedecer ao padrão estabelecido, acreditando que apenas um ato não interferirá, mas isso gera dados distintos entre si.
Outras vezes ocorre de o software não atender à necessidade ou à especificidade dos processos já mapeados pelo escritório. Assim, com a aplicação da tecnologia não sendo a mais adequada para aquele perfil de contratante, o software não será usado de forma otimizada.
É incontestável que para aproveitar ao máximo o investimento em software jurídico, todos do escritório devem estar cientes da necessidade de priorizar a estratégia operacional digital. Não tem relevância o valor que o escritório gaste na compra de um software jurídico, se a equipe não o utilizar de forma eficaz não haverá padronização, nem procedimentos operacionais que permitam o aproveitamento do investimento no software.
O serviço do software jurídico depende das pessoas que o utilizam, somente através delas é que o software será validado e utilizado para se obter as recompensas oferecidas, com o retorno financeiro e a eficiência do trabalho realizado.