Por Allana Martins Vasconcelos Valsechi
A área de legal operations é estruturada pela tríade de pessoas, processos e tecnologia. Ao analisarmos os negócios de modo geral, além da área jurídica, estaremos diante da necessidade de estruturação dos fluxos (processos), com a execução pelas pessoas e a tecnologia como ferramenta.
Já abordamos em outro artigo, especificamente, sobre a gestão de pessoas[1]. No decorrer do portal também dissertamos sobre como a tecnologia tem nos auxiliado nas demandas, bem como repensamos as formas de trabalhar e potencializar resultados. A abordagem deste artigo será sobre os processos (cumpre lembrar que não estamos tratando dos processos judiciais do contencioso, mas dos fluxos com alinhamento dos procedimentos).
Ao estruturarmos uma área – demandas de legal ops – surgem as dúvidas de por onde começar, o que pode ser aproveitado, o que deve ser melhorado e como escalonar os projetos. Intrinsicamente ao pensarmos em operações é primordial esse agrupamento de etapas, com estruturação sequencial de escopo, custos e prazos de cada atividade e ciclos de entregas.
Conjuntamente aos processos, podemos ter as metodologias ágeis e sempre a comunicação transparente e assertiva para que os times entendam o que deve ser feito com acompanhamento das tarefas até a conclusão. Isso permitirá um ganho de eficiência, na medida em que os projetos sequencialmente terão sua fluidez.
O entendimento e desenho por meio de workflows permitirá, além do acompanhamento e visualização do que está sendo realizado, a oportunidade de melhorias e automações pertinentes. Por exemplo: a área de contratos verificará ao mapear suas etapas que um setor gasta muitos dias para conclusão de uma conferência. Ao entender essa métrica, em conversas com os responsáveis, pode-se verificar que há atividades manuais como checagem de cláusulas e correções de expressões que ocasionam morosidade. Ao implementar uma automação de leitura e comparação de documentos (pode ser por software ou até linguagem de programação) o prazo de finalização e continuidade será mais célere.
Como analogia de dica de conteúdo para entendimento das etapas, passando desde o problema até chegar à solução, sugerimos a série The Bear (que está na 3ª temporada). No seriado, acompanhamos a história de Carmy, um jovem chef de alta gastronomia que assume a administração da pequena lanchonete da família após a morte do irmão. Ele busca transformar o local, enfrentando uma equipe resistente e desorganizada, mas com estratégia, alinhamentos de equipe, revisão de fluxos e orçamento, consegue ir avançando nos projetos, transformando também a percepção dos demais colaboradores sobre seus desafios e perspectivas.
Esses mapeamentos estão relacionados ao gerenciamento do BPM (Business Process Management – Gestão de Processos de Negócios) permeando as etapas de identificação/planejamento (agrupamento dos fluxos); modelagem (abertura para revisões com aplicabilidade de simulações, levantamento de hipóteses e referências de execução); simulação/execução/análise (verificação de gargalos, desencontros nos times, ressignificações, testes, entre outros); melhorias (otimização e eficácia); monitoramento (regular acompanhamento dos próximos níveis).
É pertinente ressaltarmos que o mapeamento de fluxos e reorganização de processos não estão relacionados apenas a casos complexos. Ao revermos crenças, estaremos interligados com mudança de cultura e a inquietude de expansão da mente de que é possível fazer diferente, alcançando resultados exponenciais. A tecnologia e inovação são aliadas das operações e vão sendo aplicadas com o desenvolvimento de processos, aplicados pelas pessoas. É sempre relevante relembrar esse tripé!
Nessa linha de que os processos podem evoluir também nas simplicidades, mencionamos o exemplo dos e-mails. A engrenagem do corporativo ocorre por essa ferramenta, na qual os alinhamentos e as solicitações são formalizados. Como fonte de comunicação, deveriam ser sucintos e objetivos, deixando as burocracias mais extensas para os pareceres e relatórios. No entanto, podemos otimizar a linguagem usando mensagens em plataformas remotas, resumindo os principais tópicos discutidos em e-mails, com atas transcritas por chatbots, individualização das falas dos participantes, e destaque dos principais pontos abordados.
Assim como na jornada dos dados, as melhorias e organização dos processos são permeadas por perguntas como: quais setores estão com sistemas de tecnologia defasados? Os existentes estão sendo bem utilizados? Será necessário aplicar novos treinamentos? As equipes estão trabalhando em sincronia? Nossos clientes e fornecedores estão com novas necessidades/soluções? Já sabemos que a criatividade é aliada ilimitada, mas faz sentido começarmos da base até a subida na pirâmide para os times e soluções que vão ser estruturadas.
Avançando nos níveis de maturidade de ops, é crível retomar a mandala do CLOC (Corporal Legal Operations Consortium) como referencial e até dividir as 12 competências como plano de ação. Os processos devem estar intrinsicamente relacionados com gerenciamento de projetos e programas; governança da informação; planejamento estratégico e gestão do conhecimento.
A jurimetria, especificamente small data (análise de dados das bases internas e levantamento de fontes) será norteadora para entendimento dos detalhamentos, possibilitando o acompanhamento das métricas e medição de proximidade com os objetivos delineados no início dos planejamentos.
Diante dos pontos destacados, verificamos que processos são fundamentais para a estratégia do início, meio e fim (e temos fim?) na área de operações legais. Sem a prototipação, execução, testes, retroalimentação dos fluxos, levantamento dos resultados, feedbacks e entregas finais, não é possível avançar com novas ideias e evolução dos projetos. A participação da gestão de forma colaborativa com os times é a peça-chave dessa escalada.
A qualidade do processo é o segredo do sucesso[2], e acordo com Nélio Wanderley. Mas, somente vive o deferimento quem suporta o processo! – frase atribuída a um autor desconhecido.[3]
[1] https://www.advogadosgestores.com.br/artigos-colunistas/a-gestao-de-pessoas-na-area-de-legal-operations/
[2] Nélio Wanderley
[3] Página Poerídica no Instagram