No primeiro artigo sobre o tema, tratamos dos modelos de Gestão Jurídica mais usuais nos escritórios e departamentos jurídicos no Brasil, o BackOffice e a Controladoria Jurídica, se ainda não leu, corre lá: “MODELOS DE GESTÃO JURÍDICA. QUAL É O SEU?”
Contudo, há alguns anos, surgiu o Legal Operations ou Operações Jurídicas, um modelo de gestão inovador que vem sendo referência em nosso país, principalmente entre os departamentos jurídicos.
Então, vamos conhecê-lo mais profundamente.
O Legal Operations é o modelo de gestão jurídica que visa sincronizar todos os pilares da gestão para que caminhem com o mesmo objetivo. Ele é responsável não somente por fornecer, mas também gerenciar o alcance dos objetivos estratégicos. Portanto, diferente dos outros modelos, a atuação do Legal Ops é intensivamente estratégica.
Segundo o Professor Paulo Silva, referência no assunto, o Legal Operations é um modelo de gestão baseado no tripé: pessoas, processos e tecnologia. Tem por objetivo segregar e agregar as atividades não técnicas dos departamentos e escritórios jurídicos.
Logo, é responsável pelos fluxos de trabalhos, procedimentos internos, gestão financeira, da informação, tecnologia, clima organizacional entre outras atribuições. Ele atua como um Bussiness Partner dos escritórios e departamentos jurídicos e é pautado por doze competências instituídas pelo CLOC – Corporate Legal Operations Consortium (Consórcio de Operações Jurídicas Corporativas), são elas:
Inteligência de negócio
Com essa competência, o Legal Ops visa profissionalizar a gestão do negócio jurídico, ou seja, deixar de tomar decisões e realizar planejamentos por mera intuição para orientar e gerenciar os negócios jurídicos por meio de dados e metodologias de gestão.
A implementação dessa competência atinge os resultados do negócio a curto e longo prazo, pois auxilia na detecção de riscos e ineficiência, curto prazo, como também, no planejamento e nos mecanismos de controle, realiza descobertas de padrões e oportunidades que auxiliaram no crescimento do negócio.
Os dados são essenciais para a verificação dos pontos fortes e sensíveis de uma organização e para isso é preciso que se determine quais dados serão coletados e monitorados, bem como, o processo de sua origem para que ele seja confiável e cumpra seu propósito.
Gestão financeira
Com a gestão financeira, o Legal Ops analisará a viabilidade e determinação dos objetivos estratégicos, e através dela, operará com clareza onde os recursos devem ser empregados e as despesas e custos reduzidos, ou seja, é essencial para a conexão entre investimentos e resultados, consequentemente de crescimento e manutenção do negócio.
Para o sucesso dessa competência é essencial a realização de um orçamento distinto e transparente, lembrando que o orçamento não deve ser sigiloso, pelo contrário; afinal, como cobrar da equipe metas sem apresentar-lhes os números atuais e esperados?
Projetar um processo de previsão financeira auxiliará a equipe a saber quais estratégias devem ser tomadas e quais alvos devem ser atacados, além de evidenciar oportunidades de economia e eficiência nessa prática. Portanto a comunicação entre o financeiro e as demais áreas deverá ser constante.
Gerenciamento de empresas e fornecedores
Seja departamento ou escritório, o negócio jurídico precisa se relacionar com os chamados stakeholders, são todos os agentes que geram algum impacto no negócio, por exemplo: fornecedores, clientes, agências reguladoras, parceiros, entre outros.
Nessa competência, o Legal Ops, irá atuar de forma a criar, sustentar e fortalecer relacionamentos, através de uma comunicação transparente, processos eficientes e responsáveis, alinhamento contínuo, a fim de proporcionar um ambiente cooperativo, evitando conflitos, frustrações de expectativas e questões éticas. Todos se beneficiam oportunizando a criação de incentivos, parcerias e novas conexões.
O escritório ou departamento jurídico passa a adotar uma posição ativa e suas relações deixam de ser formadas por avaliações tradicionais de preço, equipe ou pessoais; inicia-se a busca por relações que realmente agregam valor ao negócio.
Governança da informação
Essa competência vem se tornado cada vez mais essencial no mundo digital, ainda potencializada com a Lei Geral de Proteção de Dados, a governança da informação diz respeito a criação de políticas de informações a fim de minimizar riscos.
Nessa competência o Legal Ops irá atuar na criação de políticas claras e organizadas, criará procedimentos, buscará ferramentas de auxílio e realizará continuamente treinamentos de integração e atualização de boas práticas para evitar a exposição do negócio aos riscos.
Ou seja, manterá os procedimentos, normas e princípios acessíveis a todos integrantes, clientes e parceiros.
Gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento é um ponto fundamental, principalmente para escritórios de advocacia, onde o seu “produto” é a produção intelectual. Ela diz respeito a aproveitar, compartilhar e assegurar o armazenamento de todo conhecimento produzido nos escritórios e departamentos jurídicos.
Além dos procedimentos e manuais, o Legal Ops deve criar mecanismos para tornar o conhecimento escalável e mitigar os riscos. Um exemplo é o mapeamento dos fluxos de trabalhos, acervo de documentos em nuvem, reuniões e treinamentos constantes, rodízio de tarefas dentro dos setores, dessa forma o conhecimento não se concentra em uma única pessoa e fica à disposição de todos.
Otimização e integridade da organização
Esse pilar diz muito sobre liderança. Como manter as equipes equilibradas, motivadas e com alta performance?
Nesse ponto, o Legal Ops, por ter uma visão macro da organização, contribuirá com os demais gestores a desenvolver os profissionais, promover a cultura organizacional, incentivar as carreiras através de orientação e suporte.
Em conjunto com o setor de pessoas, auxiliará na identificação e retenção de talentos, tanto nas contratações como em promoções, além de proporcionar um ambiente equilibrado e saudável.
Operações práticas
Nesse pilar, assim como os demais modelos de gestão, o Legal Ops trará velocidade e eficiência às equipes jurídicas tirando delas todas as atividades operacionais, fazendo-as focar somente nas atividades de maior valor, ou seja, de produção jurídica e atendimento aos clientes.
Gestão de projetos
Para a cultura da melhoria contínua, o Legal Ops ficará atento às oportunidades de mudanças e automação.
Dessa forma, será o canal para que as ideias sejam organizadas e transformadas em projetos para envolver as pessoas de diferentes equipes, comunicar e treinar as mudanças, colher os feedbacks e tudo com foco na eficiência do negócio agregando valor às pessoas.
Modelos de prestação de serviços
O Legal Ops será responsável por criar metodologias e procedimentos de entregas como uma linha de produção, contudo mais refinada e adaptada ao nosso segmento.
Nesse sentido é necessário criar um modelo de prestação de serviço, com parâmetros, tanto aos nossos fornecedores ou terceirizados, quando utilizado esse tipo de serviço, como internamente.
Isso permitirá um padrão de qualidade, delegação de tarefas e a utilização do conhecimento e da experiência dos colaboradores em sua totalidade.
Planejamento estratégico
Trata-se de estabelecer metas e prioridades estratégicas que irão auxiliar o rumo dos demais pilares em curto, médio e longo prazo. Ele auxiliará as equipes a entender onde o negócio pretende chegar e de que forma.
O Legal Ops deve facilitar o alcance dos objetivos, estabelecendo metas, delegando tarefas, indicando prioridades, acompanhando a execução e até, juntamente com os sócios, revisando os objetivos.
O planejamento estratégico conecta as pessoas com os valores da empresa, por isso é tão fundamental a colaboração e o alinhamento de propósitos: negócios e carreiras.
Tecnologia
A tecnologia pode ser incorporada a diversas necessidades da organização, automatizando processos com melhoria no atendimento aos clientes, na qualidade de vida dos integrantes, no acompanhamento da gestão, entre outras inúmeras possibilidades.
O Legal Ops é responsável por criar a ponte entre a necessidade e a tecnologia. Os profissionais do setor devem estar sempre de olho no mercado para correlacionar um problema com uma solução tecnológica.
Treinamento e Desenvolvimento
A cereja do bolo.
Não adianta todas as práticas citadas anteriormente sem um olhar atento ao desenvolvimento e integração das pessoas.
Como diz Simon Sinek: “100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entende de negócios”. Portanto é de suma importância a comunicação e transparência para o desenvolvimento de cada pilar.
Integrar as pessoas, fazê-las participar, florescer o sentimento de pertencimento é fundamental para o sucesso do modelo de gestão Legal Operations. Como dito no início, ele se fundamenta em pessoas, processos e tecnologia, e essa ordem não é mera coincidência.
Por fim, o Legal Operations é um modelo de gestão robusto, mas que não precisa ser implementado com todas as suas competências ao mesmo tempo. O importante é iniciar.
Contudo, opinião pessoal, o Legal Ops deve partir de uma maturidade de gestão dos demais modelos, pois sabemos que o maior desafio da gestão jurídica é a cultura; logo, implementá-lo a partir de outros modelos é maior garantia de sucesso.
Minha dica é: iniciar com um modelo de BackOffice, separando as atividades operacionais da produção jurídica e ir caminhando para o modelo de Controladoria Jurídica.
No modelo de Controladoria, focar na mudança cultural, fomentar o uso de software, ferramentas e metodologias de gestão. Quando o ambiente estiver propício, e as pessoas mais receptivas, iniciar as demais competências do Legal Ops. Visto que as operações práticas, gestão da informação, conhecimento e tecnologia já estão bem consolidadas.
O mais importante é iniciar de alguma forma, se você ainda não adota nenhum modelo de gestão jurídica, não perca mais tempo e corra para aprender mais sobre o tema, além de ficar ligadinho aqui no Portal Advogados Gestores!