Por Bruno Santos
Vamos abordar um tema que eu particularmente sou apaixonado, eu não consigo ver a vida se não for pela ótica da gestão de projetos. Absolutamente tudo o que vou fazer, eu enxergo e trato como um projeto. As competências do gerenciamento de projetos podem ajudar o profissional a se destacar seja lá qual for a área de atuação, afinal qual empresa não quer um profissional organizado (visão de cronograma) e que tenha clareza na comunicação (gestão da comunicação)?
Em um mercado altamente competitivo, a eficiência e produtividade são essenciais para o sucesso de qualquer empresa, incluindo departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. A aplicação de técnicas de gerenciamento de projetos pode ajudar a aumentar a eficiência, melhorar o fluxo de trabalho e garantir o cumprimento de prazos apertados.
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é uma metodologia usada para planejar, executar e monitorar um conjunto de atividades a fim de alcançar um objetivo específico. O objetivo pode variar de um projeto de curto prazo a um projeto complexo de longo prazo. Essa metodologia permite uma abordagem mais estruturada para a realização de projetos, facilitando a tomada de decisões e aumentando a eficiência da equipe. Quero aproveitar esse tópico para derrubar uma Fake News: o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), traduzindo, Guia de Conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos, não é uma metodologia que foi escrita pelo PMI (Project Management Institute). Ele é um guia composto de diversas sugestões e boas práticas, ou seja, o profissional precisa conhecer essas práticas e utilizá-las de acordo com a necessidade de cada projeto. Cada tipo de projeto requer uma metodologia e controles específicos; um projeto de construção de um edifício não precisa dos mesmos controles de um projeto de casamento.
Desafios enfrentados por departamentos jurídicos e escritórios de advocacia
Os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia enfrentam desafios únicos que podem afetar a eficiência e produtividade. Eles podem lidar com uma grande quantidade de informações confidenciais e precisam garantir que todas as atividades sejam realizadas com precisão e dentro de prazos apertados. Além disso, muitas vezes trabalham em equipe em projetos que envolvem várias etapas e partes interessadas. Vamos conhecer um pouco mais dos desafios existentes em nosso universo jurídico?
- Desafios enfrentados por departamentos jurídicos
- Carga de trabalho: departamentos jurídicos geralmente lidam com uma grande carga de trabalho, incluindo processos judiciais, negociações contratuais e outras atividades. Gerenciar todas essas atividades pode ser um desafio, especialmente quando os recursos são limitados.
- Mudanças regulatórias: o ambiente regulatório está em constante mudança, e os departamentos jurídicos precisam estar atualizados para garantir que os processos estejam em conformidade com as novas regulamentações.
- Comunicação: muitas vezes, o departamento jurídico atua como intermediário entre a empresa e seus clientes. É importante garantir uma comunicação clara e eficaz para que as expectativas dos clientes sejam atendidas.
- Desafios enfrentados por escritórios de advocacia
- Concorrência: o mercado de advocacia é altamente competitivo e os escritórios de advocacia precisam encontrar meios de se destacar da concorrência e oferecer serviços de alta qualidade.
- Pressão de custos: clientes estão cada vez mais exigentes com o valor entregue em relação ao preço cobrado. Com isso, os escritórios de advocacia precisam buscar maneiras de reduzir os custos operacionais sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.
- Excesso de demandas: muitas vezes os escritórios de advocacia lidam com diversos projetos simultaneamente. É fundamental gerenciá-los de forma eficiente, para garantir a qualidade dos serviços entregues e atender às expectativas dos clientes.
Ao utilizar as técnicas adequadas de gerenciamento de projetos, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia podem superar esses desafios e entregar serviços de alta qualidade, dentro do prazo e orçamento.
Como o gerenciamento de projetos pode ajudar?
O gerenciamento de projetos pode ajudar os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia a enfrentarem esses desafios e a aumentar a eficiência e produtividade. Algumas técnicas e ferramentas que podem ser aplicadas incluem:
- Planejamento do Projeto: O planejamento do projeto é uma fase crítica para garantir que o projeto comece da maneira correta. Durante essa fase, a equipe deve definir objetivos claros, estabelecer um cronograma realista e identificar recursos necessários para a execução do projeto. É essencial nesta fase envolver todas as pessoas que farão parte do projeto, todos podem colaborar para um planejamento mais eficiente, além disso, com esse envolvimento, todos terão o sentimento de pertencimento e estarão mais engajados com o projeto.
- Comunicação Eficiente: A comunicação eficiente é essencial para garantir que todos os envolvidos estejam cientes do status do projeto. A equipe deve estabelecer canais de comunicação eficientes para compartilhar informações relevantes, esclarecer dúvidas e definir prioridades. Um gerente de projetos deve utilizar até 90% do seu tempo atuando nesta necessidade. O grande erro na maior parte dos projetos é justamente falhas na comunicação.
- Gestão de Tempo: A gestão de tempo é fundamental para garantir que todas as atividades do projeto sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos. A equipe deve monitorar o progresso do projeto, revisar as atividades concluídas e ajustar o cronograma, se necessário.
- Gerenciamento de Riscos: O gerenciamento de riscos é importante para identificar possíveis problemas que possam afetar o projeto e estabelecer um plano de contingência para lidar com eles. A equipe deve estar preparada para lidar com possíveis obstáculos e problemas que possam surgir durante o projeto. Essa gestão deve ser “viva” durante toda a existência do projeto, ou seja, o controle de riscos deve ser visitado periodicamente, afinal, riscos antigos podem deixar de existir e novos podem surgir.
Exemplos práticos
Vamos conhecer alguns exemplos práticos de como aplicar o gerenciamento de projetos em seu departamento jurídico ou escritório:
- Gerenciamento de Contratos: um departamento jurídico pode usar o gerenciamento de projetos para gerir contratos de uma empresa, criando um processo padronizado para analisar, revisar, aprovar e arquivar os documentos. Isso ajuda a aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar o cumprimento dos prazos de aprovação.
- Cumprimento de Regulamentações: o uso do gerenciamento de projetos para cumprir as regulamentações legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Um departamento jurídico pode criar um projeto para se certificar de que todas as áreas da empresa estejam em conformidade com a lei, incluindo treinamentos, revisão de contratos e políticas internas.
- Legal Operations: um departamento jurídico pode aplicar o gerenciamento de projetos na área de Legal Operations, que envolve a gestão estratégica dos recursos e processos do departamento. Por exemplo, o gerenciamento de projetos pode ser utilizado para implementar uma nova ferramenta de gestão de documentos ou para aperfeiçoar um processo de revisão de contratos. Com a aplicação das técnicas de gerenciamento de projetos, o departamento pode garantir que as mudanças sejam implementadas de maneira organizada, eficiente e com a qualidade necessária.
- Gestão de Processos Operacionais: a aplicação do gerenciamento de projetos na gestão de processos do departamento jurídico. O departamento pode utilizar o gerenciamento de projetos para implementar uma nova metodologia de trabalho, como a metodologia Lean Six Sigma. Com a implementação da metodologia, é possível mapear os processos do departamento, identificar os gargalos e as oportunidades de melhoria, e assim implementar mudanças para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho.
- Gestão de Casos: Um escritório de advocacia pode usar o gerenciamento de projetos para gerir casos de clientes, desde a obtenção dos dados até o encerramento do processo. A equipe pode criar uma estrutura padronizada para organizar documentos, monitorar prazos e atualizar clientes sobre o status do processo. Isso ajuda a garantir a qualidade dos serviços prestados e aumentar a satisfação do cliente.
- Implementação de Tecnologia: Uso do gerenciamento de projetos para implementar tecnologias, como um novo software de gestão de processos ou ferramentas de automação. A equipe pode criar um projeto para avaliar as opções disponíveis, definir requisitos, selecionar o fornecedor, realizar a implementação e treinar a equipe. Isso ajuda a garantir que o escritório ou Departamento Jurídico estejam atualizados com as tecnologias mais recentes e melhore a eficiência da equipe.
- Legal Project Management: um escritório de advocacia pode aplicar o gerenciamento de projetos na área de Legal Project Management (LPM), que envolve a gestão estratégica dos projetos de seus clientes. Por exemplo, o escritório pode utilizar o gerenciamento de projetos para gerir um processo de due diligence em uma fusão e aquisição. Com a aplicação das técnicas de gerenciamento de projetos, o escritório pode garantir que a due diligence seja realizada de maneira organizada, eficiente e com a qualidade necessária.
Em resumo, o gerenciamento de projetos pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência e produtividade de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. A aplicação de técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos pode ajudar a garantir a qualidade do trabalho realizado, cumprir prazos e reduzir erros. Além disso, o gerenciamento de projetos permite uma abordagem mais estruturada para a realização de projetos, facilitando a tomada de decisões e aumentando a eficiência da equipe.