Por Luciene Rodighero dos Santos
O fluxo de caixa operacional é um mecanismo muito importante, já que é uma ferramenta da área financeira que utilizamos para acompanhamento mensal, semanal e diário do fluxo do dinheiro nas contas do escritório. Ele nos mostra se há descasamento entre recebimentos (nunca podemos garantir com certeza que a receita entrará) e os gastos (sempre certos de que sairão) que, se não forem acompanhados, podem deixar o escritório com a conta corrente no vermelho ou ter um pagamento de uma despesa programada e que não acontecerá por falta de saldo no banco.
O fluxo de caixa nada mais é do que ter a previsibilidade do período analisado. Nele temos a junção das entradas, ou seja, o que está faturado para o cliente e com vencimento no período e as saídas de recurso com os gastos também no período analisado, começando pelo saldo inicial do banco.
Este acompanhamento é fundamental para que o escritório se prepare para algum descasamento entre saída de recursos x recebimentos de recursos x saldo em caixa. Você deve fazer uma projeção mensal com as previsões de saídas e de entradas, lembrando de considerar um percentual de quebra por inadimplência, realizando acompanhamento diário e envio atualizado aos sócios semanalmente.
Cabe ressaltar que devemos considerar a sazonalidade das contas, tais como pagamento de 13º salário de funcionários em novembro de dezembro de cada ano, pagamento de bonificações, entre outros. Ou seja, você deve se programar antecipadamente a guarda de recursos para esses desembolsos, que pode ser por meio de aplicações financeiras mensais.
Vale observar se há adiantamento para pagamento de custas para o cliente – isso pode atrapalhar seu fluxo de caixa – tanto pelo pagamento da guia quanto no prazo para reembolso. Lembrando-se de apenas considerar o valor no saldo do banco quando houver o desembolso de caixa.
Para elaboração do fluxo de caixa do seu escritório você precisa levar em consideração as seguintes premissas:
Saldo inicial:
- Saldo bancário disponível, ou seja, sem considerarmos as aplicações financeiras.
Entradas:
- Previsão dos valores a receber, inclusive considerando um percentual de inadimplência, desconsiderando essa “quebra” no quadro resumo do fluxo de caixa.
- Previsão de entrada de faturas em atraso que foram negociadas. Apenas se a data estiver prometida pelo cliente é que deve ser considerada a entrada no fluxo de caixa.
Saídas:
- Datas de pagamentos de impostos sobre o faturamento, folha de pagamento, pois podemos ter uma sazonalidade da saída do dinheiro, como por exemplo, no dia 05/mês a saída com a folha de pagamentos (maior despesa é com pessoal), dia 10/mês aluguel, dia 30/mês o pagamento de imposto. Sempre observar as datas mais importantes de saída para programar o descasamento com as entradas.
- Olhar os dias de descasamento para ver se haverá necessidade de utilização do capital de giro. Observar se há concentração de vencimentos de faturas para ver onde teremos de ter disponibilidade de caixa e ajustarmos as saídas de caixa levando isso em consideração.
Se seu escritório tiver um sistema jurídico que integre a parte de acompanhamento processual com o financeiro, você pode colocar as despesas como recorrências mensais e extrair o relatório de fluxo de caixa do sistema com as despesas fixas programadas ao longo do ano e, também, as receitas advindas do faturamento de honorários e reembolso de despesas.
É importante ter uma política de adiantamento de clientes, pois às vezes o escritório antecipa pagamentos de valores que, se houver organização do departamento jurídico que avisará o cliente com antecedência do pagamento, este pode adiantar o valor ao escritório ou mesmo pagar a guia e enviar o documento pago no prazo do processo. Na sua política os valores de adiantamento devem ser baixos, apenas para fazer frente às despesas urgentes e extraordinárias.
Em caso de necessidade de caixa, com prévio conhecimento e é para isso que serve o fluxo de caixa, você poderá negociar algum prazo de pagamento com fornecedores, evitando inclusive cobranças de multa e juros se o fizer com antecedência.
Eu recomendo que seu escritório tenha um fundo de capital de giro para utilização no curto prazo para fluxo de caixa, fluxo esse para descasamento entre receita e saída de despesas, com disponibilidade imediata para uso emergencial.
Lembrando que o acompanhamento pelo gestor financeiro, do que foi orçado no fluxo e realmente realizado, é tarefa diária e de suma importância, pois o controle do fluxo de caixa deve ser lapidado e ajustado sempre que necessário, refletindo a realidade do seu escritório.
Um abraço e até o próximo artigo!
Luciene Rodighero dos Santos