O software de gestão se tornou uma ferramenta indispensável para a administração dos escritórios de advocacia. Contudo, tão importante quanto contratar um software, são os processos da sua escolha, implementação e manutenção.
Vamos iniciar abordando a escolha. Ela deve considerar requisitos como performance, usabilidade, reputação do fornecedor, integração, custo, classificação de informações e funcionalidades.
Não existe um software de gestão perfeito, que comporte todas as funcionalidades existentes no mercado tecnológico, por isso, você precisa identificar quais são as essenciais para o seu negócio, e então, iniciar a busca. Como funcionalidades essenciais, podemos destacar, o recebimento automático de intimações e publicações ou a possibilidade de integração com outras ferramentas que realizem esses serviços. O layout precisa ser agradável, prático e intuitivo, pois facilitará a usabilidade e treinamentos futuros.
A plataforma via web é um diferencial bem atrativo, permitindo ao usuário o acesso de qualquer dispositivo; viabilidade de configuração de workflow – método usado para organizar o fluxo de trabalho em uma organização para automatização de tarefas; gerador de relatórios e documentos, inclusive de forma automática; entre outros.
É de suma importância que o software possua módulos que atendam as demais áreas operacionais do escritório, como financeiro, cadastro de pessoas (clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros) e de contratos. Além de tudo, ele dever ser adaptável para o consultivo e contencioso.
Quando todas as áreas utilizam o mesmo software, é possível realizar o cruzamento de informações de forma automática, ensejando a criação de diversos indicadores e conectando as pessoas, facilitando o alcance dos objetivos da organização.
Antes da efetiva contratação, é imprescindível a realização de testes, o alinhamento das expectativas com o fornecedor, verificando se ele dispõe de um bom serviço de suporte e treinamentos que auxiliarão o processo da implementação.
Estabelecer uma relação de parceria com o fornecedor é indispensável para que o escritório conheça e utilize integralmente todas as ferramentas e soluções que o software é capaz de oferecer, e, em contrapartida, cabe ao escritório fornecer feedbacks e insights, continuamente, para aprimoramento do produto. Ambos ganham com essa prática!
Software escolhido e contratado, e agora? O próximo passo é de suma importância: a parametrização. Ela será responsável efetivamente por auxiliar na gestão estratégica do escritório, e inicia-se com o entendimento de quais informações são essenciais para o negócio e para a estratégia ao fazer perguntas que pretendem, com os dados obtidos do software, responder.
É necessário, conforme explica Rui Caminha:
compreender o ambiente que você está inserido, como esse ambiente gera dados para a sua organização e vice-versa e como tudo isso pode ser transformado em informação. […] Basicamente, precisamos compreender que o dado em si, solto, sem eira nem beira, importa muito pouco. Ele precisa ser estruturado. Daí precisamos entender o significado dessa estrutura e, claro, compreender onde queremos chegar, ou seja, qual o nosso propósito com tudo isso, pois só assim temos uma informação útil. […] A partir dos passos acima, podemos então definir informação como: um conjunto de dados estruturados dotados de significado e propósito.
Portanto, nesse momento, mais importante que as respostas são as perguntas. Vejamos alguns exemplos.
Da equipe: Como vou avaliar a produtividade? Horas lançadas? Número de peças elaboradas? Tipos de peças elaboradas? E a performance? Número de correção? Complexidade dos prazos?
Da carteira: Qual o fluxo de entrada e saída de processos? Quais os resultados obtidos nos processos? Quais órgãos julgadores estão favoráveis as nossas teses? Há advogados ofensores? Qual a idade da carteira? As demandas são ativas ou passivas? Quantos acordos foram realizados em determinado período?
Do cliente: Quais estão demandando mais horas? A minha precificação está coerente? Esse cliente é rentável? Qual o benefício econômico proporcionado ao cliente?
Para cada pergunta você deve analisar quais os processos (fluxo de trabalho) que gerarão as respostas. Tendo isso em mente fica mais fácil migrar o fluxo para o software de gestão e criar campos, tarefas ou equipes que gerarão dados e ao final, já estruturados, informações estratégicas.
Sendo assim, a mera contratação não proporciona relatórios gerenciais e análises estratégicas, embora a tecnologia esteja cada vez mais avançada, os softwares de gestão ainda não possuem a capacidade de autoalimentação. Desse modo, fica a cargo do escritório, determinar quais os processos que produzirão os dados para responder às perguntas realizadas e quais os agentes responsáveis por fornecer e alimentar esses dados.
E por fim, a manutenção do software de gestão é dinâmica e precisa estar em constante aprimoramento, tanto do escritório como do fornecedor; a base precisa constantemente ser alimentada, sanitizada e auditada.
Pior que não ter uma estratégia baseada em dados, é ter dados desatualizados, incompatíveis com a realidade, ou simplesmente que não permitam análises, por não possuírem parametrização, estrutura ou nexo com o que se quer analisar.
Um ponto, de suma importância, para o sucesso da utilização do software como ferramenta estratégica, é uma liderança alinhada, disposta e preparada a disseminar a cultura de dados, construindo comportamentos e diretrizes, incentivando e motivando o time nessa jornada.
Nesse processo é comum aparecer desafios como: visão conservadora, sentimentos de ameaça, aversão a números, baixa abrangência e integração entre os times, dificuldades com o manuseio de ferramentas tecnológicas, entre outras questões culturais que poderíamos ficar horas e horas relatando.
No entanto, para rebatê-las é preciso: envolver toda a equipe no projeto, desde a escolha do software até a alimentação; demonstrar os resultados da alimentação com transparência e enfatizar o valor agregado ao negócio. A equipe precisa ver sentido e compreender a importância dos dados.
O escritório deve apoiar os integrantes com treinamentos contínuos e deixá-los confortável em sugerir mudanças, afinal são eles os agentes de alimentação e os principais beneficiários, ou prejudicados, caso algo dê errado; e é comum nesse processo o despertar da inovação e criatividade nas pessoas.
Não se pode desanimar no primeiro “não” ou no primeiro problema que surgir, afinal como dito anteriormente, as exigências do mercado e a competividade fez com o software de gestão deixasse de ser um diferencial competitivo para tornar-se requisito básico para a contratação de um escritório.
É um processo complexo, contudo os seus benefícios são incontáveis e faz com que o retorno do investimento valha a pena. Além disso, não é preciso passar por todos esses passos sozinho, há muitas consultorias competentes que auxiliam a melhor formar de implementar um software de gestão.
Lembre-se: “O que não é medido não pode ser gerenciado e nem melhorado” – William Edwards Deming.
E aí, você já possui um software de gestão? Ainda ficou com dúvidas? Vamos conversar!