Por Luis Gustavo Potrick Duarte
Pós-graduado em Direito Público
Pós-Graduado em Gestão de Negócios, com Foco em Competências Comportamentais
Professor parceiro, na Future Law
Gerente de Operações Legais, na INFRAERO
gustavopotrick@gmail.com
Conseguir definir e identificar, no cotidiano, aquilo que é importante daquilo que é urgente, é fundamental para o equilíbrio e o bom desenvolvimento dos fluxos de trabalho.
No dia a dia precisamos lidar com um turbilhão de atividades rotineiras que tomam grande parte do nosso tempo, mas que são relevantes para o bom funcionamento da nossa área e até da nossa empresa. São aquelas atividades que, se não realizadas, impactam a operacionalidade e capacidade financeira da empresa e, em última instância, são a razão de existência e manutenção dos nossos empregos ou de nossa atuação, enquanto gestores e donos do negócio. No ramo jurídico podemos destacar petições de mera movimentação processual, comparecimento em audiências, avaliações de risco processuais, solicitações de pagamentos de custas e depósitos recursais, consultas de temas padronizados, entre tantas outras tarefas que se repetem, em nossa rotina.
Porém, existe uma outra gama de atividades, as quais não são rotineiras, mas que precisam ser enfrentadas, pois sua realização evitará impactos negativos ou mesmo permitirá um incremento operacional e financeiro, no core business. São atividades que podem ou não ser urgentes e que se destacam das atividades rotineiras, acima descritas. Como exemplos podemos destacar o desenvolvimento e a execução de medidas crucialmente importantes para o departamento e para empresa, as quais visam atingir objetivos estratégicos, definidos pela alta gestão e a elaboração de uma petição e/ou recurso com objetivo de combater uma medida liminar, nefasta para a empresa ou cliente. Percebam que não são atividades que costumam acontecer todos os dias.
Por sua vez, essas tarefas rotineiras e excepcionais ainda precisam ser avaliadas sob o ponto de vista de sua execução. É preciso compreender e definir o grau de importância (nesse caso, visto sob um aspecto de responsabilidade) e complexidade, de modo a definir as pessoas mais adequadas as suas realizações.
Um gestor da área jurídica é a pessoa responsável por exercer um olhar macro sobre a sua equipe e as atividades desenvolvidas na sua área de competência, cabendo a avaliação e definição sobre o tempo, o modo e o recurso humano necessário para a execução para a execução de determinada tarefa.
O erro mais comum é a priorização de uma tarefa, em completo detrimento de outra, no qual o urgente engole o importante. Equilibrar urgência e importância é um dos pilares da excelência na execução das tarefas. Como bem escrito no livro “As 4 Disciplinas da Execução: garanta o foco nas metas crucialmente importantes” (2017). Se você ignorar a urgência, ela pode lhe matar hoje; e se você ignorar o que é importante, você pode morrer amanhã.
Assim, é preciso que os recursos humanos, os materiais disponíveis e o tempo sejam usados, concomitantemente, para a execução das tarefas rotineiras e para a execução daquelas tarefas excepcionais, delimitando adequadamente, quem serão os executores das tarefas. A questão é: como fazer isso?
Uma ferramenta simples, mas que possui uma excelente valia para a resposta da pergunta anterior é a matriz de Eisenhower.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo que serve para definir uma ordem de prioridades para as tarefas, dividindo-as de maneira visual em quatro categorias.
As atividades são, primeiramente, divididas pelo caráter de urgência e importância; após essa divisão, teremos quatro quadrantes onde consideramos encaixar nossas tarefas.
O critério de importância está atrelado a quem executará ou participará diretamente da execução da tarefa. Quanto mais importante for a atividade, por óbvio, mais demandará a participação de pessoas chaves, em sua execução.
Já o critério da urgência está atrelado à gestão do tempo, cuja análise é avaliar se uma atividade é prioritária, em sua execução, ou pode aguardar para ser executada.
Assim, ao analisar a execução das atividades existem sempre duas perguntas, as quais devem ser respondidas juntas:
- A tarefa é urgente?
- A tarefa é importante?
Para essas duas perguntas poderemos ter quatro respostas:
- É urgente e é importante: Enquadram-se nesse quadrante as atividades mais importantes e sensíveis de um fluxo de trabalho, as quais são fundamentais para a continuidade das atividades e precisam ser realizadas, com prioridade; trata-se de uma tarefa que demanda a atenção/execução do próprio gestor.
- É urgente, mas não é importante: Significa que precisa ser realizada, com prioridade, mas não necessariamente pelo gestor; trata-se de uma tarefa que pode ser delegada, com a orientação de execução prioritária.
- Não é urgente, mas é importante: Trata-se de uma tarefa importante para fluidez do fluxo de trabalho, mas que não demanda sua realização, de forma imediata. Significa dizer que ela é importante o suficiente para demandar a atenção/execução do gestor, mas pode ser agendada para sua realização em tempo futuro, eis que não possui prioridade, no momento.
- Não é urgente e não é importante: Trata-se de uma tarefa à qual, em tese, é desnecessária e poderia ser retirada do fluxo de trabalho. Lembrando que maximização é, acima de tudo, simplificação. Quanto mais simples, prático e ágil meu fluxo de trabalho, resultados mais compreensíveis e rápidos ele produzirá. Assim, se uma tarefa não é urgente e nem importante ela deve ser eliminada do fluxo de trabalho.
Dessa forma, assim seria a materialização gráfica, da matriz de Einsenhower:
A utilização dessa ferramenta e de suas definições ajudará bastante o gestor jurídico na compreensão e execução dos diversos tipos de tarefas que venham a surgir em sua área de atuação, possibilitando a melhor destinação de tempo e recursos, de acordo com o enquadramento da atividade. Isso ajudará a manter a área de gestão organizada e maximizada, em termos de produção e eficiência.