Por Marcelo Cardoso
Todos sabemos o quanto a palavra budget nos causa um frio na barriga. Normalmente o final do ano é a época em que temos que parar tudo o que estamos fazendo para começar a entender o que gastamos, elencar o que não iremos gastar, e com essas informações começar o planejamento de gastos para o ano seguinte. E o melhor, tudo para ontem!
Uma grande barreira no desenvolvimento de um budget assertivo está no controle do que gastamos durante os meses passados, onde estouramos frente ao planejado e onde temos dinheiro guardado por não termos gastado como planejado. Este controle é uma das atividades principais do time de Legal Ops.
Com a observação dessa árdua atividade em algumas empresas é possível notar um padrão de trabalho e também de problemas comuns enfrentados.
Para evitar o caminho árduo desta atividade, mapeamos quatro pontos de atenção, são eles:
FAÇA O BUDGET JUNTO COM A ÁREA
Mais do que planejar o orçamento da área/time é necessário envolvê-los na atividade. Explicar conceitos que são evidentes para quem não está no dia a dia da atividade pode parecer algo complicado, porém ajuda muito a validação e promove a expansão do conhecimento. Cálculos de provisão, parceiros e projetos devem estar claros tanto em sua metodologia quanto na forma de controle.
MANTENHA O HISTÓRICO DE VERSÕES
As alterações no modelo de cálculo, os números finais, os alinhamentos com as áreas devem ser armazenados em histórico, tenha em mente que o departamento de Legal Ops apenas suporta os times quanto ao modelo de cálculo, porém todas as particularidades, desvios e exceções devem ser armazenadas em caso de questionamentos futuros.
CONFRONTE O BUDGET ANTERIOR COM O ATUAL E COM O FORECAST
Uma ótima forma de guiar o orçamento é confrontá-lo com os meses passados e atuais, a fim de entender se os desvios estão de acordo com a realidade que acontece ou em linha com movimentos esperados. O passado sempre ajuda a explicar o presente e o futuro.
USE A ÁREA COMO PARCEIRO NA DEFESA
Pronto! Temos o orçamento disponível para a validação interna, agora temos a difícil tarefa de aprovar este orçamento junto ao time de planejamento e controle da empresa. O time de Legal Ops deve atuar em parceria com as áreas para a defesa, ninguém tem mais conhecimento e propriedade para desejar do orçamento do que a própria área que o validou.
NÃO PEÇA MAIS DO QUE PRECISA, PORÉM SE PRECISAR DE MAIS, PEÇA!
Um grande erro que encontramos nos mais diversos departamentos e em quase todos os setores empresariais é a cultura de reserva de valores, sabe? Aquela “gordura”, como comumente costumamos chamar.
Não recomendamos essa tática, acreditamos que se estiver seguro do cálculo de valores e alinhado com as áreas no negócio será fácil defender o seu pedido de aprovação.
Pedir a mais e não gastar expõe negativamente a área, assim como deixar de pedir e reconhecer estouro de budget.
INCENTIVE O CONTROLE MENSAL DE VALORES
Mais do que ter o orçamento validado é importante ter um controle mensal sobre os desvios a maior ou menor, para que os ajustes possam ser realizados em forecast espelhando com maior proximidade a realidade da operação.
Apontar desvios ao time de planejamento é essencial para que a empresa esteja preparada para impactos ou savings.
Como apontado inicialmente, budget não é uma tarefa fácil, porém pode ficar menos árdua e mais interessante se compartilhada com as áreas.