O contrato, de forma bem simplificada, é a formalização da livre pactuação da vontade das partes. Ocorre que há grandes passos e ritos até se chegar à assinatura desse instrumento. Momento esse em que se dão as grandes comemorações, todavia, ainda não é esse o momento em que se verificará o valor do instrumento para a atividade corporativa.
Como assim não é esse o momento? A formalização do contrato é apenas parte de toda uma cadeia interativa e produtiva que perpassa desde o nascimento da demanda na área solicitante, seguindo pelo Suppy Chain e Comercial, chegando à análise e redação jurídica e, finalizando na Gestão contratual, que é de fato onde será verificado o real valor da negociação para a empresa.
Veja bem, esse artigo poderia ser denso, teórico e extenso, mas a intenção é falar sobre o tema de forma clara e simplificada. O intuito, em especial, é fazer com que o advogado perceba que a análise jurídica é apenas um ponto na cadeia de valor. Sim, um ponto importante, mas que é necessário ir além. As contratações devem ser vistas como um todo para que possa gerar valor. Assim, te convido a analisar toda a cadeia e atentar aos pontos que contribuirão para a formalização técnica do documento. Pense para além do Direito e foque no negócio.
A partir de agora serão trabalhadas as atribuições de cada área da cadeia contratual sob a ótica de ditos populares. Tudo com o intuito de demonstrar que “A união faz a força”, que as áreas corporativas devem atuar de forma conjunta e agregada para que as empresas se resguardem na escolha dos melhores clientes e fornecedores, que visem a legalidade da negociação, que tenham gestão sobre o cumprimento de cláusulas e prazos estipulados até que se chegue à visão valorativa da negociação e sejam colhidos os frutos. Afinal, isso é o que almejamos!
1. Área solicitante: “Para quem não sabe onde vai, qualquer caminho serve.”
A área solicitante é aquela que deve ter o real domínio de sua necessidade, devendo detalhar as nuances para que as negociações avancem em conformidade ao que se espera. Ela deve ser minuciosa ao detalhar sua pretensão para que a área de SupplyChain consiga o melhor planejamento estratégico para adquirir bens, serviços e informações para a melhor negociação.
É também papel da área solicitante trazer detalhamento técnico, específico e com teor obrigacional para apoiar o Jurídico na construção da redação definitivas e obrigacionais que vincularão as partes.
Se a área solicitante não entende e não repassa o que precisa, ela descumpre seu papel na cadeia, podendo ocasionar a má formalização da negociação e o não atendimento de suas expectativas. Desse modo, restará diretamente prejudicado o resultado do negócio.
2. Supply Chain e Comercial: “Me diga com quem andas, que direi quem és.”
O papel fundamental dessas áreas é trazer uma lista de fornecedores e parceiros aptos que agreguem às negociações, bem como reconhecer as melhores tratativas à negociação.
Ora, ter parceiros e fornecedores íntegros e regulares são essenciais à imagem do negócio e fator extremamente relevante quando tratamos da relação comercial. Afinal, empresas íntegras se relacionam com empresas íntegras ao mesmo tempo em que empresas não regulares devem ser afastadas para não macularem a reputação empresarial. Lembrem-se: isso gera valor!
A área de Supply Chain também tem como papel fundamental a formação de valor à negociação através da atuação de forma estratégica, influenciando todas as pontas da cadeia de suprimentos, até a satisfação do cliente. Para tanto, essencial o recebimento do escopo e detalhamento da área solicitante.
Não obstante, a área Comercial é quem obterá as melhores tratativas, permeada pela necessidade da área demandante e pelas melhores condições ao negócio com o que se relaciona.
Como são relevantes as áreas e suas atribuições para a boa, correta e efetiva contratação. Embora a menção de forma simplificada e valorativa das áreas, que sejam entendidas suas contribuições na cadeia com forma de geração de valor ao negócio.
3. Jurídico: “Aqui se faz, aqui se paga”.
Se a área solicitante define bem seu escopo eSupply Chain e Comercial conseguem trazer a melhor proposta do ponto de vista negocial e de integridade, fica fácil para o Jurídico analisar e redigir a minuta. Fica fácil mesmo? Em partes, visto que a negociação fechada é de grande valia na construção da formalização do acordo de vontades. Contudo, não se pode esquecer que a redação do instrumento contratual jurídico deverá conter todas as questões negociais estipuladas entre as partes parceiras.
Desse modo, essencial o trabalho conjunto da área solicitante na composição dessa redação. Ela é fundamental contribuidora nas definições obrigacionais, incluindo prazos e pontos específicos a serem suscitados e abarcados. Que fique claro entre as partes que o pactuado e formalizado deverá ser seguido e pago nos moldes delimitados pelos responsáveis legais!
Lembrando que, o que não for formalizado gerará impacto e poderá onerar uma das partes. Se não foi negociado e nem formalizado, em regra, não poderá ser cobrado. Assim, é fundamental contar com apoio do Jurídico e com o trabalho colaborativo das áreas para a melhor e mais clara redação da pactuação.
Agora formalizado e assinado, é só comemorar! Nada disso! Com certeza a formalização gera a sensação do dever cumprido. Todavia, é agora que os efeitos gerarão valor ou não o negócio. E aí, é que a cadeia se fecha com as atribuições da Gestão de Contratos, conforme será visto a seguir.
4. Gestão de contratos: “O olho do dono é que engorda o boi.”
Assinado o contrato, a empresa deve contar com uma equipe hábil a fiscalizar a efetivação do acordado. Afinal, todos os movimentos foram estrategicamente pensados e negociados com intuito de conseguir as condições mais favoráveis e benéficas para a obtenção de valor.
A área de Gestão de contratos, em bem apertada síntese, será responsável por gerir esse acordo, apontando cumprimento das obrigações, dos prazos estabelecidos e das documentações pertinentes à regularidade da operação.
Ela também será responsável por demonstrar eventuais desvios que podem demandar a mudança da rota. Afinal, os tempos mudam, os negócios e pretensões também e novas pactuações ou repactuações poderão ser necessárias na mesma negociação.
Hipoteticamente, se um contrato está gerando prejuízo, qual o racional de sua manutenção? Mesmo sendo oneroso, com pagamento de multa rescisória, é papel da Gestão contratual levar esses apontamentos para a tomada de decisão da alta gestão. Em muitos casos, essa decisão gerará valor.
Outro ponto seria a se pensar, entre inúmeros exemplos, de posso usar 100 em um ano e em três meses uso 10, qual a métrica terei que utilizar para a total e efetiva utilização?
São exemplos simplórios, contudo de grande valor se pensarmos no volume de contratações que efetuamos diariamente e não exaurimos suas utilidades e benfeitorias ao negócio, podemos perceber o quanto o negócio perde.
Que fique claro que um contrato bem gerido é o fim da cadeia de geração de valor! Portanto, se sua empresa não valoriza essa área e seus profissionais, ela desmerece sua cadeia de valor.
Considerações finais:
Que os ditos populares cumpram sua missão de nos fazer pensar e refletir, nesse contexto especial e contratual, como proposto. Que a cadeia interativa das áreas internas e corporativas seja vista de forma agregada e integrada para a produção de valor ao negócio.
Ninguém faz nada sozinho e na relação contratual isso é muito nítido. A união faz a força e é somente com o apoio conjunto e contributivo das áreas do negócio que conseguiremos as melhores, mais lucrativas e valorativas negociações.