A importância da definição de responsabilidades em um fluxo de trabalho – utilizando a matriz RACI

Por Luis Gustavo Potrick Duarte

Pós-graduado em Direito Público

Pós-Graduado em Gestão de Negócios, com Foco em Competências Comportamentais

Professor parceiro na Future Law

Gerente de Operações Legais na INFRAERO

gustavopotrick@gmail.com

Quando pensamos em gestão uma das primeiras palavras que deve vir em nossa mente é organização. Desde começar uma simples tarefa rotineira até definir metas crucialmente importantes, ao lidarmos com gestão de equipe precisamos, necessariamente, organizar as tarefas e atividades envolvidas, de modo a conseguirmos definir fluxos de trabalho e seus cronogramas de implementação e execução.

Organizar tarefas e atividades passa por, também, definir quem serão os atores envolvidos, afinal, processos e fluxos de trabalho são desenvolvidos, na grande maioria das vezes, por várias pessoas.

Precisamos pensar quem vai executar a tarefa; quem irá aprovar o desenvolvimento da tarefa e seu resultado; quem pode contribuir, por via do seu conhecimento, para a melhoria da execução da tarefa e quem precisa saber da execução da tarefa, pois suas atividades podem vir a ser impactadas pela realização e/ou resultado da referida atividade.

Na área de gestão de processos existe um framework muito conhecido e difundido que auxilia bastante nas definições citadas. Chama-se matriz R.A.C.I..

A Matriz RACI ou Matriz de Responsabilidades surgiu como uma ferramenta a ser utilizada, na gestão de projetos, onde RACI é um acrônimo que significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed) – em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.

A Matriz RACI permite que todos os envolvidos no fluxo de trabalho vejam com clareza suas responsabilidades ao longo do fluxo de trabalho, permitindo uma padronização e racionalização de todas as etapas.

Assim, ao planejar um fluxo de trabalho é preciso definir para cada etapa quem desempenhará cada função:

1. o(s) Responsável(is) pela execução, pelo desenvolvimento, pela conclusão e pela entrega da atividade envolvida na etapa;
2. a Autoridade, a qual caberá organizar a atividade, acompanhar seu desenvolvimento e aceitar ou recusar formalmente a entrega da atividade. O papel da Autoridade (Accountable) é o do aprovador, que será cobrado caso algo se desvie do esperado. Por isso só deve haver uma autoridade por atividade e, mesmo que haja delegação da responsabilidade pela aprovação, continuará sendo a Autoridade quem responderá, em caso de falhas, relativas a uma aprovação inadequada da atividade.
3. o(s) Consultado(s), o(s) qual(is) será(ão) aquele(s)s que, em razão do know-how está(ão) apto(s) para contribuir(em) com dicas, opiniões e sugestões para otimização e desenvolvimento da atividade. O(s) Consultado(s) não é(são) mero(s) conselheiro(s), possuindo a obrigação de responder(em) ao(s) questionamento(s) do(s) Responsável(is) e da Autoridade, quando requisitado(s); funciona(m) como uma espécie de Assessoria Técnica.
4. o(s) Informado(s), o(s) qual(is) será(ão) aquele(s)s que, em razão do(s) cargo(s)/função(ões), precisa(m) receber a informação sobre a conclusão e o início de uma atividade, podendo gerar uma mudança em suas atividades de trabalho cotidianas.

Em fluxograma a Matriz R.A.C.I. fica mais bem detalhada da seguinte forma:

Mesmo surgindo na área de gestão de processos a matriz R.A.C.I. pode, perfeitamente, ser utilizada na gestão de fluxos de trabalhos, na gestão jurídica, pois é um framework altamente adaptável e que engloba conceitos presentes em qualquer ambiente organizacional – mesmo aqueles que apresentam um nível de hierarquia mínimo.

Organizar os fluxos de trabalhos do dia a dia ou mesmo o fluxograma de definição de objetivos estratégicos por via da matriz R.A.C.I. trará uma segurança e previsibilidade, não só para o gestor, mas para toda a equipe envolvida.