A evolução da tecnologia, o desenvolvimento do mercado jurídico, a concorrência, a exigência dos clientes, as novas formas de trabalho, a digitalização da justiça, a utilização de ferramentas digitais e a automação de tarefas, o controle e tratamento de dados, bem como o acesso à informação tornaram e estão tornando as organizações jurídicas mais complexas e dinâmicas.
Esses e diversos outros fatores causaram diversas transformações importantes nos escritórios de advocacia, transformando-os em empresas com processos otimizados e gestão empresarial.
Antes, o advogado preocupava-se prioritariamente em estudar e obter êxito em suas atuações nas demandas. Os desafios em relação às demandas continuam, porém conforme já demonstrado anteriormente um novo mercado jurídico foi surgindo ao longo dos anos, e o advogado precisou implementar a profissionalização da gestão do seu escritório e investir em um departamento dentro do escritório que realizasse o suporte para atender as atividades mais administrativas (operacionais) do dia a dia da prática jurídica.
A Controladoria Jurídica surgiu como um departamento dentro dos escritórios para dar todo o suporte necessário referente às atividades operacionais e permitir que a área técnica jurídica realize exclusivamente suas atividades primordiais, como por exemplo, elaboração de peças, audiências, sustentação oral e atendimento do cliente.
A gestão da produção jurídica ocorre através do trabalho da Controladoria Jurídica, ela é capaz de informar aos gestores e clientes a situação de cada processo, a produtividade da equipe, ajuda no acompanhamento estratégico de metas para trazer mais estratégia e resultados, elabora relatórios gerenciais para o escritório e clientes entre outras diversas funções.
No entanto, eu sei que você, advogado autônomo ou que possui um escritório de pequeno porte, está se perguntando como a Controladoria Jurídica pode te ajudar e como implementá-la na rotina sendo que ainda não possui a verba necessária para investir na contratação de um controller a fim de guiar o departamento de Controladoria no escritório.
No início, o advogado autônomo e que não possui uma equipe ainda, precisará ser seu próprio gestor, controller, estagiário, etc. Portanto, é preciso se preparar e investir em conhecimento para trabalhar as habilidades de empreendedor, controller, financeiro e outras esferas de atuação.
Primeiramente, é importante entender que a Controladoria Jurídica é uma ferramenta de gestão para a sua advocacia. É por meio dela que você passará a ter um controle interno da agenda (prazos, compromissos, audiências e outros); a gerir melhor a pauta de audiências; ajudará no cumprimento das atividades técnicas diárias da advocacia; a mapear de forma qualitativa e quantitativa as atividades do escritório e dos seus clientes em relação às demandas judiciais e consultivas; reforçará a organização e disciplina interna entre outras coisas.
A Controladoria Jurídica irá ajudar a desempenhar as atividades mais operacionais, como por exemplo: protocolos, emissão de guias, agendamento e controle de prazos, gestão documental, gestão do sistema jurídico. Mas também, ela ajudará a inserir estratégia com a confecção de relatórios para os clientes, análise de dados e informações para ajudar na tomada de decisões e assim por diante.
Portanto, depois de entender o que é a Controladoria Jurídica e como ela funciona, é a hora de você, advogado, definir uma rotina objetiva e clara com todas as atividades profissionais – incluindo as atividades de Controladoria – que você precisará exercer na sua rotina. Uma dica é separar as atividades por blocos e em dias específicos, por exemplo: segunda-feira na parte da manhã é o bloco de produção de peças; na terça-feira na parte da manhã o bloco de revisão de peças.
Após a estruturação, o próximo passo é criar padrões, regras, documentos formais que constem os principais fluxos de trabalho (chegada de cliente novo, publicação/intimação, audiências e sustentação oral), estruturar o sistema de gestão ou outra ferramenta escolhida (existem alguns sistemas que são gratuitos) e adotar boas práticas do dia a dia de Controladoria.
Se você, advogado, já possui um colaborador que compõe a sua equipe, observe quais atividades mais operacionais podem ser delegadas, como será a execução da tarefa, conseguinte defina os prazos de execução para entrega, quais recursos serão necessários e, por fim, invista no treinamento, capacitação e acompanhamento dessa delegação.
Com o básico sendo bem feito, o próximo nível é fazer melhor, estruturar as partes mais estratégicas da Controladoria e inovar.
Portanto, o advogado ao se inserir no mercado jurídico precisa investir desde o início na profissionalização do seu escritório para conseguir crescer de forma sustentável, se diferenciar e atingir níveis mais elevados.