Por Ananda Pinheiro
A controladoria jurídica como guardiã do arquivo do escritório, seja ele físico ou digital (nuvem, servidor, e-mails, digitalizações), tem o dever de armazenar de forma correta e monitorar todos os documentos que transitarem pelo escritório.
Podemos resumir essa gestão como o processo de coleta, armazenamento, organização, gerenciamento, compartilhamento e utilização da informação para apoiar as atividades do corpo técnico do escritório. Dessa forma, como representantes da controladoria e responsáveis pelo procedimento podemos garantir a eficiência dos serviços prestados pelo escritório.
Com o objetivo de garantir que a informação esteja disponível quando necessário, de forma confiável, precisa e atualizada, é importante estabelecer algumas regras para o corpo técnico e considerar alguns aspectos:
- Identificação e classificação do arquivo: O arquivo da controladoria precisa se manter padronizado e organizado, com regras básicas de renomeio de arquivos, pastas em ordem numérica, ordem alfabética. De acordo com o software de gestão, encontre o padrão que funcione no seu escritório ou departamento jurídico.
- Armazenamento seguro: a base de informação jurídica, dos clientes e do escritório, deve ser armazenada em locais seguros, que garantam sua integridade e confidencialidade. É importante utilizar tecnologias e ferramentas que protejam os dados contra ameaças externas, como hackers e vírus.
- Acesso e compartilhamento: é fundamental que a equipe do escritório tenha acesso rápido e fácil às informações necessárias para a realização de suas atividades. Para isso, é preciso estabelecer um sistema de controle de acesso, que permita aos usuários visualizar apenas as informações relevantes para suas funções. O compartilhamento de informações também é importante, principalmente em casos de trabalho em equipe ou atuação em processos coletivos.
Entendendo que a responsabilidade de toda tramitação de documentos é da Controladoria Jurídica, é essencial que se possa garantir a eficiência e qualidade dos serviços prestados pelo escritório. É importante que o escritório com o apoio da controladoria desenvolva um sistema de gestão de informação robusto e eficiente, que garanta o acesso fácil e seguro às informações relevantes e permita a utilização inteligente e estratégica dos dados.
Ananda Pinheiro.