Por Ananda Pinheiro
Quando dada a primeira oportunidade à Controladoria Jurídica dentro dos escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, abre-se a porta das possibilidades de sistemas de inovação. Afirmo sem medo que a Controladoria Jurídica é a porta de entrada da tecnologia, que tem um papel cada vez mais importante na gestão jurídica.
Ao se tornar um setor de inovação, a Controladoria agrega à banca tecnologias que permitem armazenamento e gerenciamento de documentos de forma eletrônica, facilitando o acesso, a busca e o compartilhamento de informações. Ferramentas como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o software de gestão são exemplos de tecnologias que podem ser utilizadas pela controladoria jurídica.
A automação de procedimentos e a elaboração de procurações e contratos ou documentos que sejam mais rotineiros, como petições de juntada e habilitação feitas dentro dos sistemas de gestão, agregam vantagens na otimização do tempo do departamento de produção jurídica, permitindo aos profissionais intelectuais mais tempo para se dedicarem à atividade de maior valor e complexidade agregados, como a análise de casos estratégicos e o atendimento personalizado aos clientes.
Já o gerenciamento dos prazos, que é uma das principais atividades da Controladoria, pode e deve ser automatizado com todos os robôs e tecnologias disponíveis no mercado. A tecnologia pode ser utilizada para gerenciar os prazos processuais, ajudando o corpo técnico a acompanhar o andamento dos processos e assim evitar a perda de prazos importantes. Existem softwares específicos para esse fim, que permitem a automatização de lembretes e alertas sobre prazos iminentes nas agendas dos advogados e da controladoria.
Pode-se dizer que é impossível manter a gestão jurídica nos escritórios de advocacia sem tecnologia, uma vez que ela propicia tantos benefícios. A tecnologia permite que os profissionais do escritório (os que trabalham em estruturas físicas ou remotas) se comuniquem de forma eficiente, entreguem um serviço de qualidade aos clientes proporcionando soluções inovadoras para lidar com as demandas rotineiras de qualquer banca jurídica.
Ananda Pinheiro.