Por Danielle Alves
A gestão eficiente de um escritório de advocacia vai além do atendimento ao cliente e da produção jurídica.
Para se destacar em um mercado altamente competitivo, é fundamental que advogados gestores e sócios desenvolvam e implementem processos e fluxos de trabalho bem definidos.
É importante ter ciência do que acontece em seu escritório, e os processos e fluxos de trabalho são essenciais para garantir o bom funcionamento das atividades. Com o lançamento correto das informações, é possível obter indicadores precisos que embasam as decisões de como gerir o negócio.
Muitos advogados comentam que estão utilizando a IA em seus escritórios, que utilizam o ChatGPT e por isso sentem que estão “antenados” no que tange a inovação e tecnologias.
Mas cabe um alerta: Não é assim tão simples, ou ainda, pode ser muito melhor. As possibilidades do uso da IA são muito mais do que isso!
Então vamos lá! Para iniciar o uso de qualquer tecnologia, inclusive a IA, você precisa fazer alguns questionamentos:
- Como essa tecnologia será usada em meu escritório?
- Qual o ganho que a tecnologia vai me trazer?
- O que eu preciso para usar o potencial da ferramenta escolhida?
Esses questionamentos são indispensáveis para sua preparação frente à modificação que a tecnologia vai gerar. Utilize, efetivamente, a ferramenta, uma vez que usar o ChatGPT, por exemplo, apenas para fazer modelos de petição é praticamente não aproveitar seus recursos.
Então, conheça seu negócio, entenda para qual finalidade a tecnologia será utilizada e quais ganhos você terá com ela.
Referente ao mapeamento de processos, esse é o passo 1 para a adoção de automações úteis da sua rotina jurídica, não apenas para aumentar a produtividade, mas também para eliminar dores comuns no cotidiano do escritório e facilitar a adoção de automatizações e tecnologias inovadoras, como a inteligência artificial (IA).
POR QUE PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO SÃO CRUCIAIS?
- Melhoria da Eficiência Operacional:
Processos bem estruturados permitem que as tarefas sejam realizadas de maneira mais eficiente, diminuindo o tempo gasto em atividades administrativas e repetitivas.
Torna-se especialmente importante em escritórios de advocacia, onde o tempo é um dos recursos altamente valiosos. Com fluxos de trabalho claros, os profissionais podem focar no que realmente importa: a entrega de valor ao cliente e a qualidade dos serviços prestados.
- Redução de Erros e Retrabalhos:
A ausência de processos definidos pode levar a erros frequentes, retrabalho e até mesmo perda de prazos, comprometendo a reputação do escritório.
A implementação de um sistema de fluxos de trabalho bem delineado garante que todos os envolvidos saibam exatamente o que fazer e quando fazer, minimizando a margem de erro e melhorando a consistência das entregas, além de facilitar as conferências.
- Melhoria na Comunicação e Colaboração:
Os processos claros facilitam a comunicação e a colaboração entre equipes, o que é crucial em um ambiente onde advogados, assistentes jurídicos, estagiários e outros profissionais precisam trabalhar juntos de forma integrada.
Quando todos conhecem seus papéis e responsabilidades dentro de um fluxo de trabalho, a comunicação se torna mais eficaz, reduzindo mal-entendidos e conflitos internos.
- Escalabilidade e Crescimento Sustentável:
Com a base de processos sólidos, os escritórios de advocacia podem crescer de forma mais sustentável. Processos escaláveis permitem que o escritório aumente sua capacidade sem perder a qualidade dos serviços, sendo especialmente relevante para escritórios que planejam expandir suas operações, abrir novas filiais ou oferecer novos serviços.
DORES COMUNS QUE PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO ELIMINAM
Falta de Padrões e Inconsistência nos Serviços:
Sem processos padronizados, cada advogado pode adotar sua própria maneira de trabalhar, o que resulta em uma prestação de serviços inconsistente, o que pode impactar qualidades na experiência do cliente e na imagem do escritório. Processos bem definidos estabelecem padrões claros, garantindo que todos sigam as mesmas diretrizes e mantenham a consistência na qualidade.
- Sobrecarga de Trabalho e Excesso de Prazos Perdidos:
A falta de organização e planejamento leva ao acúmulo de tarefas e à perda de prazos, gerando estresse para os profissionais e prejuízos para o escritório.
Com fluxos de trabalho bem estabelecidos, é possível distribuir tarefas de maneira mais equilibrada, evitando sobrecargas e garantindo que todos os prazos sejam cumpridos.
- Desperdício de Tempo em Tarefas Repetitivas:
Os advogados e suas equipes muitas vezes perdem muito tempo com tarefas administrativas repetitivas, como: preenchimento de formulários, arquivamento de documentos e rastreamento de prazos.
A automação dessas tarefas, facilitada por processos bem definidos, permite que os advogados se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
COMO PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO FACILITAM A AUTOMAÇÃO E O USO DE IA
Identificação de Tarefas Repetitivas e Passíveis de Automação:
Um dos primeiros passos para a automação eficaz é identificar tarefas repetitivas que consomem muito tempo.
Processos bem mapeados permitem que escritórios de advocacia reconheçam essas tarefas rapidamente e implementem soluções independentes, como softwares de gestão de documentos e sistemas de fluxo de trabalho que automatizam notificações e atualizações de casos.
- Melhoria na Qualidade dos Dados para Aplicação de IA:
Para que a inteligência artificial possa ser aplicada de forma eficaz, é essencial ter dados de alta qualidade e bem-organizados.
Processos estruturados garantem que a entrada de dados seja consistente e padronizada, o que é crucial para que as ferramentas de IA possam analisar informações e fornecer insights relevantes.
- Implementação de Ferramentas de Automação e IA:
Com fluxos de trabalho bem definidos, os escritórios de advocacia podem integrar ferramentas de automação e IA em suas operações de maneira mais fluida.
Por exemplo, chatbots podem ser usados para responder a consultas frequentes de clientes, enquanto softwares de análise de dados podem prever tendências de litígios e auxiliar na tomada de decisões estratégicas.
- Aprimoramento da Experiência do Cliente:
A automação, quando bem renovada, melhora significativamente a experiência do cliente.
Com processos automatizados, é possível enviar atualizações regulares de status, agendar reuniões e responder a consultas rapidamente, aumentando a satisfação do cliente e reforçando a concessão do escritório.
Diante das ponderações já descritas, quero concluir alertando para advogados gestores e sócios de escritórios de advocacia, que estar “antenado” em novas tecnologias é importantíssimo e vital para o negócio e que para fazer bom uso delas você precisa cuidar da gestão de forma completa e consciente.
A implementação de processos e fluxos de trabalho bem definidos é um passo essencial para alcançar a eficiência operacional, reduzir erros, melhorar a comunicação interna e proporcionar um crescimento sustentável.
Além disso, esses processos facilitam e potencializam a adoção de automatizações e o uso de IA, e isso pode transformar a forma como o escritório opera e entrega valor ao cliente.
Ao investir em processos sólidos, os escritórios de advocacia não apenas eliminam dores comuns, como também se posicionam de maneira competitiva no mercado jurídico, prontos para enfrentar os desafios futuros com agilidade e inovação.
Esse texto fez sentido para você?
Um abraço e até o próximo artigo!
Danielle Alves
Consultora em Gestão para advogados.
Saiba mais sobre o tema no site da colunista www.daniellealvesgl.com.br