Por Luciene Rodighero dos Santos
Eu abordei, em um artigo recente, a importância do administrador legal na gestão dos escritórios de advocacia, sendo que uma das suas principais atribuições é a condução da área de finanças.
Quando o assunto é a gestão das finanças e de seus departamentos, a controladoria financeira é a inteligência da área, onde acontece a análise mais apurada e profunda dos números produzidos pelo escritório.
A controladoria deve acompanhar de perto o dia a dia de cada departamento operacional, dando todo suporte necessário ao: contas a pagar, contas a receber, faturamento, cobrança e, com base em dados e informações atualizadas, analisar e elaborar o acompanhamento dos resultados do escritório. Lembrando que não basta levantar as informações, é preciso ter o olhar aguçado e sempre atento para a interpretação dos números que são apresentados pela equipe, e em alguns casos transformá-los em indicadores de performance Key Performance Indicator – KPI´s para apresentação aos Sócios.
No caso da área de contas a pagar podemos falar do acompanhamento do fluxo de caixa e das despesas realizadas e a realizar.
No caso do contas a receber é necessário observar se os pagamentos dos clientes – honorários e reembolso de despesas – que estavam programados foram efetivados. O principal impacto desse acompanhamento – contas a pagar e a receber – é no fluxo de caixa diário, tendo em vista que providências devem ser tomadas se houver algum tipo de descasamento nas entradas e saídas de valores.
Importante ressaltar que a área de cobrança precisa ter uma metodologia de trabalho bem definida, com fases de cobrança e follow-up com os responsáveis dos clientes nos casos de abordagem mais sensíveis. Cabe destacar que na área de contas a receber deve-se elaborar e apresentar o aging, que é um KPI que mostra a inadimplência de faturas, segregando a cobrança pelo prazo de vencimento dos documentos: faturas vencidas em até 30 dias, de 31 a 60 dias, e assim sucessivamente.
A controladoria deve acompanhar bem de perto a execução do faturamento, com relatórios que subsidiem a análise dos integrantes da área em relação à evolução diária da emissão das faturas, identificando se há documentos represados na emissão para que a área converse com o responsável. O time do faturamento deve ter organização, mas também agilidade, uma vez que depende dele as providências para a entrada de recursos que fazem frente às despesas do escritório.
Portanto, posso afirmar que a controladoria financeira é o controle de qualidade da gestão. É nela que se faz esse acompanhamento dos números diariamente, para intervir em qualquer tipo de correção de curso que seja necessária; que faz a conferência dos lançamentos de dados no sistema integrado – a classificação dos dados é tão importante para qualidade dos números que serão apresentados aos sócios – para que cada relatório analisado tenha as informações corretas e devidamente auditadas.
Além desse acompanhamento e apoio às áreas, ela é responsável pelo fechamento mensal dos números do escritório, ou seja, do orçado e realizado de despesas, do orçado e realizado de receitas, entre outros e, também, responde pelo planejamento, controle, interpretação de relatórios – os KPI´s – que são desenvolvidos para apresentação aos Sócios dos indicadores de desempenho da banca, para ciência e tomada de decisão.
É por isso que o gestor da controladoria financeira tem um papel fundamental, uma vez que ele analisa o bem-estar financeiro da empresa, diariamente, como já dito. Ele colabora com uma gestão administrativa e financeira mais eficiente, cooperando para que o escritório seja saudável e, de preferência, muito lucrativo.
Lembrando que a área de controladoria financeira é a que faz a integração com a contabilidade. É a controladoria que acompanha os resultados, tanto com o olhar da gestão financeira interna quanto da gestão contábil. O acompanhamento com a contabilidade pode ser realizado por meio de reuniões periódicas com o contador que apresentará os números dos balancetes mensais e do balanço patrimonial.
Lembre-se: Você, Sócio, é o empresário que tomará decisões. Mas, para isso, é importante que sua controladoria, que são seus olhos e braços na gestão do escritório, lhe municiem com a apresentação e análise de números e dados em reuniões periódicas de gestão que, aconselho, sejam realizadas pelo menos uma vez ao mês.
Um abraço e até o próximo artigo!
Luciene Rodighero dos Santos