Marcelo Cavalcanti Almeida em seu curso de auditoria nos ensina que “o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos e rotinas com objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”.
Somente pelo conceito de controle interno e pelo próprio nome “Controladoria” já podemos identificar que a Controladoria Jurídica é o setor responsável por criar os controles internos relacionados à conformidade operacional dos escritórios e departamentos jurídicos.
E quais os objetivos dos controles internos?
- Assegurar a observação das normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos;
- Evitar erros, reduzir/eliminar riscos, fraudes e danos e documentar conformidade;
- Garantir informações gerenciais/operacionais oportunas e confiáveis sobre efeitos e resultados;
- Auxiliar na implementação de projetos, novos controles e ferramentas;
- Emissão de relatórios precisos e consistentes;
- Assegurar os cumprimentos de políticas e procedimentos internos.
E seus benefícios para o escritório e Departamento Jurídico (Dj’s)?
- Aprimora a governança da organização;
- Melhora a qualidade dos serviços prestados;
- Transmite os valores do escritório;
- Fixa a cultura organizacional;
- Aumenta a credibilidade para com fornecedores, colaboradores e clientes;
- Auxilia no aumento da eficiência, eficácia e otimização de tempo e recursos;
Eles podem ser classificados quanto a sua função: preventivos, detectivos e corretivos. Vamos conhecê-los com exemplos práticos?
Controles preventivos
Os controles internos preventivos são aqueles que têm como objetivo reduzir a incidência das causas de exposição ao risco/erro. Auxiliam para que os fatos ocorram conforme planejado/esperado, assim como, servem de orientação para possíveis problemas ou desvios.
Três grandes exemplos de controles preventivos na Controladoria Jurídica são os treinamentos, manual de procedimentos e os campos obrigatórios nos softwares de gestão. Os dois primeiros têm como objetivo capacitar o integrante do escritório a realizar suas tarefas em conformidade e assim evitar erros e riscos ao escritório.
Por isso, é de suma importância, a Controladoria Jurídica realizar treinamentos recorrentes, tanto com o time jurídico, quanto com seus próprios integrantes, e manter o manual de procedimentos sempre atualizado.
Lembrando que a cada integrante novo o ideal é, além do envio do manual (que deve estar em local acessível e com uma linguagem prática), faz-se necessário realizar uma capacitação de acordo com as funções que ele irá exercer.
O terceiro exemplo é para evitar que informações importantes não sejam cadastradas na abertura de pasta no software de gestão, assim, alguns softwares permitem a customização de deixar campos como “obrigatório” evitando que a informação não seja preenchida.
Controles detectivos
São responsáveis por detectar inconsistências ou fatos que já ocorreram. Eles não impedem que ocorra, mas alertam a existência do fato para oportunizar a alteração de procedimentos ou capacitação, caso o erro seja humano.
Um exemplo desse controle são os alertas de campo vazios. Alguns softwares possuem filtros de campos vazios para serem saneados ou a emissão de relatórios de exceção para alertar que tal campo importante não foi preenchido.
A diferença desse exemplo para o preventivo é que essa detecção ocorre após a pasta estar aberta, enquanto no anterior, o sistema não permite realizar a abertura sem o campo obrigatório ser preenchido.
Mas por que não deixar tudo obrigatório? Sabemos que na rotina da Controladoria nem sempre todas as informações estão disponíveis, portanto deixar tudo obrigatório engessaria o fluxo.
Além disso, a conferência de protocolos também se encaixa como um controle detectivo, pois ao identificar um protocolo errado não podemos refazê-lo, mas podemos detectar a causa raiz do erro, ajustar os procedimentos e reiterar as orientações ao time para evitar reincidências.
Controles corretivos
São aqueles que nos auxiliam após uma investigação. O fato já ocorreu e pode até ter trazido um prejuízo, contudo, nesse caso, é possível corrigi-lo e trazê-lo à normalidade, ou seja, correções após o fato.
Um exemplo é a auditoria da base, que ao ser realizada identifica todos os dados incorretos, incompletos ou não preenchidos, podendo ter gerado um prejuízo (relatório errado para o cliente) ou não (dado não foi utilizado). Contudo, podemos realizar uma manutenção atualizando esses dados e voltando à conformidade da base.
Os controles internos são a alma da Controladoria Jurídica, sua razão de ser, por isso é tão importante o conhecimento, e mais ainda, a aplicação desses controles em sua rotina.
Por isso, o questionamento novamente, quais controles você tem aplicado na sua Controladoria Jurídica?