Por Patrícia Bezerra
Vamos começar esse artigo com uma situação nada típica (contém ironia). Você começa em um novo trabalho em um cargo de gerência ou estratégico. Assim que chega, tem conhecimento de inúmeros problemas, situações que não estão funcionando de acordo com o esperado, algumas expectativas frustradas em relação às áreas que irá atender, além da necessidade de inovar e criar novos projetos. Então, você para alguns segundos (normalmente em suas primeiras semanas nessa nova posição) e pensa: Por onde eu começo?
Geralmente, é nesse momento que tomamos a decisão errada. Decidimos “dançar conforme a música” sempre apagando os maiores incêndios e a tendência é sermos consumidos pelo alto volume de demandas, rotina agitada dos dias e situações emergenciais que surgem e levam tempo para serem solucionadas.
Sendo assim, como resolver esse problema? Como não permitir que o início da jornada, principalmente para cargos de liderança exatamente no momento da transição entre o antigo gestor e o novo, faça você andar em círculos sem sair do lugar? E ainda, como não ser o responsável por um possível fracasso nessa posição por não conseguir realizar as entregas?
Pode parecer simplista, mas iniciar esse ciclo pelo mapeamento de fluxos e processos pode ser o fator decisivo entre o sucesso da operação ou seu fracasso. E, sabendo disso, vamos detalhar o máximo possível neste artigo as etapas necessárias para que o mapeamento, de fato, aconteça.
Primeiramente, é necessário ouvir. Simples, porém eficaz. Ouvir os líderes de áreas, o time operacional, as equipes (não somente o jurídico em si, mas todas as áreas que atuam na empresa ou escritório) buscando nessa oitiva entender os problemas existentes, os fluxos de trabalho (trataremos detalhadamente nas próximas linhas), os tipos de tecnologia aplicadas nas rotinas, os objetivos que a área tem para o ano, as ideias já aplicadas ou em projeto, as dúvidas, angústias, anseios. Enfim, o primeiro passo é realmente escutar tudo o que acontece no dia a dia do mundo jurídico.
Em seguida, é importante alinhar expectativas. Para isso, monte possíveis planos de ação. Coloque todas as áreas em um relatório que não precisa ser complexo, mas claro e objetivo, e nele separe as áreas, os times e os projetos. Você pode fazer esse desenho através de um check list. Depois, comece a detalhar em tópicos, por exemplo, a rotina atual e os objetivos de cada área. Com essa visão macro é possível decidir por onde começar considerando urgência, estruturação da própria área, investimento possível (tanto financeiro como tempo disponível para o projeto) e maturidade dos colaboradores para o momento do projeto.
Na etapa seguinte, reúna os líderes (sejam os sócios de área, líderes das equipes, dono da empresa ou escritório) e faça o alinhamento da expectativa citada anteriormente. Apresente o cenário atual em que a empresa se encontra, os possíveis planos de ação e dê seu parecer sobre qual é a melhor área para iniciar o projeto. Contudo, deixe que as pessoas opinem e decidam em conjunto com você. Quando todo o time de liderança estiver alinhado, além do projeto correr com celeridade você conseguirá um maior engajamento de todos os envolvidos, o que é primordial para que o projeto dê certo.
Após decidir por qual área iniciará o plano de ação, vem outra etapa importantíssima no projeto: o mapeamento dos fluxos de trabalho operacionais. Esse mapeamento consiste em entender, em detalhe, cada etapa de cada fluxo que é executado pela equipe. Quanto maior o nível de detalhamento, melhor será para o projeto, pois é possível entender possíveis GAP´s como: identificar rotinas operacionais extremamente manuais e substituí-las por tecnologia, amenizar fluxos repetitivos, criar indicadores de produtividade, melhorar as padronizações de dados, além de muitas outras possibilidades. No mapeamento, utilize ferramentas para a criação de fluxogramas (como o Bizagi, plataforma de automação de processos), crie documentações das formas de trabalho existentes (inclusive no software jurídico utilizado), elabore ou atualize manuais de procedimentos e busque manter o time envolvido nas etapas para garantir o engajamento no projeto.
Quando temos muitas áreas para desenvolver inúmeros projetos, o ideal é fasear as etapas, ou seja, trabalhar uma área por vez, um projeto por vez. Conseguimos conciliar mais de um projeto e/ou área quando eles conversam entre si. Por exemplo, se você precisa melhorar o fluxo de recolhimento de guias recursais de uma equipe trabalhista, sabemos que inevitavelmente esse fluxo passará pela área financeira. Dessa forma, é possível trabalhar o projeto com as duas equipes envolvidas para que não corra o risco de não contemplar as rotinas da equipe A após estruturar todas as etapas para a equipe B. Esse lapso, normalmente, faz com que o projeto tenha que ser recomeçado e o retrabalho além de gerar perda de tempo compromete a credibilidade do projeto com os envolvidos.
Não podemos dizer que erros ou falhas não ocorrerão. Quanto maior o projeto, maior a probabilidade de problemas ocorrerem durante o percurso. Entretanto, é necessário lembrar o que já foi dito: quanto maior o detalhamento do fluxo e processo de trabalho, menor a chance de erros ocorrerem. O importante é o engajamento do time, por isso o alinhamento inicial é imprescindível.
Outro ponto relevante para ser mapeado é o budget de cada projeto, que nada mais é do que o orçamento disponível para investimento. Definir desde o início um budget ainda que inicial evita inúmeras frustrações futuras no projeto. Exemplo: após mapear todo o fluxo, entende-se em conjunto que o software jurídico atual não atende as expectativas necessárias. Então, começa a busca por um novo software com diversas reuniões com empresas do mercado, mapeamento das tecnologias e funcionalidades oferecidas, e obviamente, custos para aquisição, implantação e manutenção. Normalmente, somente nesse momento é pensado no budget, quando se descobre o custo dessa ferramenta. Muitas vezes a substituição é cancelada por conta do alto custo, afinal, quando a empresa ou escritório já possui um software entende-se que já investiu valores para sua implantação. E esses “dois passos para trás” costuma ser um balde de água fria nas pessoas envolvidas no projeto.
Então, buscando evitar essa situação, entenda desde o início qual é o orçamento disponível para determinado projeto. Inclusive, nem sempre você terá um orçamento, o que te fará descobrir que inovar nem sempre tem a ver com investir financeiramente em uma ideia. Às vezes, a inovação surge em mudar a forma como se faz algo, sem necessariamente mudar as ferramentas de trabalho que você possui.
Mas, se você possui um budget razoável para o projeto, após o mapeamento entendeu que precisa substituir ou adquirir algo que não possui, então há mais uma etapa do mapeamento: a análise de mercado. É extremamente importante observar no mercado as ferramentas existentes, então converse com pessoas que as utilizam (o famoso trocar figurinhas), busque empresas ou escritórios como referência, faça um benchmarking e peça a algumas empresas que fornecem o serviço que você busca um período de teste da ferramenta para assegurar que atenderá às suas necessidades diárias. Lembre-se de que você está fazendo um investimento, financeiro e temporal, o que torna importante dirimir riscos.
Por último, mas igualmente importante, escolha um projeto inicial para ser o seu “case de sucesso” na empresa. Se você estiver à frente de um projeto com várias áreas envolvidas será mais fácil conseguir credibilidade com todas após o sucesso da primeira área finalizada em seu projeto. E, ainda que não seja o mesmo projeto para todas as áreas, apresentar um case de sucesso garante maior segurança para os demais times. Em seu case demonstre para os times as etapas do projeto desde o início, as falhas identificadas e corrigidas ao longo do trabalho, os resultados obtidos, as melhorias e ganhos com o fluxo ajustado além de outras informações significativas.
Finalizo esse artigo respondendo à pergunta do título: mapeamento de fluxos e processos – é realmente importante? Sim, com toda a certeza. Por mais que você tenha diversas demandas desde o momento que inicia sua função em um lugar, não pule essa etapa jamais. Ainda que exista um mapeamento anterior, revise, faça considerações, reformule, se for o caso, e busque entender a linha de raciocínio por trás daquele mapeamento. Muitas vezes investir seu tempo no mapeamento poupará energia nas etapas seguintes, evitará frustrações por ter que recomeçar algumas fases e economizará tempo e dinheiro com fracassos possíveis de serem previstos. O mapeamento de fluxos e processos é o coração do projeto em si. E se você chegou até aqui e ainda não está convencido, vou terminar esse texto com uma pergunta que pode resumir toda a linha de raciocínio desse artigo quando o assunto é projeto. Faça a seguinte analogia: você iria para a guerra sem colete?