Nos últimos anos, houve um despertar dos escritórios de advocacia para a gestão. Diversos foram os fatores catalisadores, sejam eles, a era digital, a facilidade do acesso à informação, a grande competitividade do mercado, os desafios econômicos locais e globais, dentre outros. Enfim, os escritórios estão percebendo que não dá mais para manterem os mesmos resultados de antes com os métodos tradicionais de gestão, muito menos sem reconhecer que os escritórios, SIM, são um negócio.
Contudo, ainda há escritórios que entendem que demonstrar que possuem uma gestão profissionalizada – muitas vezes sem de fato o possuir – é uma mera questão comercial. Afinal, possuir uma estrutura de gestão não é mais um diferencial competitivo para os clientes, mas sim o básico numa avaliação de contratação de um prestador de serviços jurídicos.
Diante disso, vamos abordar os dois modelos de Gestão Jurídica mais usuais no Brasil: o BackOffice e a Controladoria Jurídica. Porém, antes de iniciarmos se faz necessário uma contextualização do que é a Gestão Jurídica, seus pilares e objetivos. Vamos lá?!
A Gestão Jurídica, de modo sucinto, pode ser dividida em seis pilares principais: gestão de pessoas, de processos, da informação, financeira, de projetos e de marketing. Esses pilares englobam todos os temas necessários para o crescimento e manutenção do negócio. Vejamos, de forma resumida, seus objetivos:
- Gestão de pessoas: objetiva desenvolver os integrantes da organização; consolidar a cultura organizacional; propagar os valores, princípios e objetivos do negócio; bem como atrair e reter talentos.
- Gestão de processos: busca a qualidade dos serviços prestados, através da criação de procedimentos e fluxos de trabalhos, bem como, a agilidade e eficiência no dia a dia.
- Gestão da informação: possibilita a tomada de decisões gerenciais através de dados; auxilia na análise da performance interna e no apoio às estratégias.
- Gestão financeira: auxilia na precificação; na análise da rentabilidade dos serviços prestados; na redução de despesas e de custos; e na alocação correta dos recursos e investimentos.
- Gestão de projetos: auxilia na concretização dos objetivos do planejamento estratégico; alinhar as expectativas dos sócios com os demais integrantes; propaga a cultura da melhoria contínua, inovação e uso de tecnologias; contribui com crescimento e aprimoramento do negócio.
- Gestão de marketing: cuida do relacionamento com o cliente, atraindo e retendo; e da marca do negócio, como ela é vista e/ou pretende ser reconhecida pelo mercado.
Verifica-se que os propósitos dos pilares da Gestão Jurídica são amplos, ou seja, devem ser especificados de acordo com cada escritório jurídico e suas aspirações para o negócio. Assim, a Gestão Jurídica não possui receita de bolo, havendo, contudo, modelos de gestão que nos auxiliam e podem ser adequados de acordo com as nossas necessidades.
O BackOffice foca no pilar da gestão de processos, portanto, busca agilidade nos fluxos de trabalhos e possui procedimentos pré-estabelecidos para todas as atividades.
Os profissionais de BackOffice, também conhecidos como paralegais, possuem um perfil executor, realizam os procedimentos, mas nem sempre participam de suas elaborações e em grande maioria são subordinados ao corpo técnico.
Esse modelo é muito utilizado em carteiras massificadas e com uma quantidade significativa de atividades repetitivas. Assim, nem sempre é exigido desses profissionais a formação em Direito, uma vez que os procedimentos são claramente definidos a ponto de serem executados sem necessidade de um conhecimento jurídico aprofundado.
O modelo de Controladoria Jurídica irá focar os pilares da gestão de processos, projetos e da informação.
Portanto, como sua característica essencial é ser responsável pelos fluxos de trabalhos, implementando e garantindo os procedimentos internos, segregando e agregando todas as atividades jurídicas administrativas do escritório.
Devido a essas atribuições, dificilmente é subordinada ao corpo técnico e preferencialmente deve responder ao Conselho de Sócios.
É responsável pela gestão da informação, garantindo a padronização, conformidade e integridade dos dados para, além de prestar um serviço eficaz, contribuir com a tomada de decisão com indicadores e propagar o clima organizacional.
Por fim, é essencial que o setor de Controladoria Jurídica realize a gestão das tecnologias para facilitar o dia a dia do escritório, uma vez que seu papel como responsável pelos fluxos e procedimentos, permite a visualização de onde pode ser utilizada a tecnologia para maior eficiência, eficácia e segurança da organização.
Todas essas práticas refletem positivamente nos demais pilares da Gestão Jurídica. Por exemplo: a automatização de tarefas auxilia na retenção de talentos, na produtividade das equipes e no desenvolvimento dos integrantes. As informações gerenciais auxiliam na distribuição de atividades e análise da performance. E ambas impactam na experiência do cliente, que contará um corpo técnico disponível e qualificado, metodologias de entregas baseadas em procedimentos e controles, além de acesso à informações de forma ágil e confiável, entre outros pontos. Essas práticas, ainda, contribuem significativamente para a melhoria dos resultados financeiros.
Os profissionais da Controladoria Jurídica, em sua grande maioria, possuem, formação ou são estudantes de Direito, além de possuir conhecimentos multidisciplinares em liderança, gestão, tecnologia e boas práticas da área.
Conforme mencionado no início, não há um modelo de Gestão Jurídica ideal ou receita de bolo, mas sim o que atende às necessidades de cada escritório. Da mesma forma, construir a estrutura de um modelo e nomeá-la como o outro não trará os resultados esperados, mas sim do que é realmente praticado em cada organização.
Por isso, se faz necessário o alinhamento de expectativas, continuamente, pelos sócios, expectativas estas que devem ser compartilhadas com todos os integrantes da organização para que aumente as chances de serem atingidas e, consequentemente, implementado o modelo de Gestão Jurídica mais adequado.
E se você ainda não possui um modelo de Gestão Jurídica no seu escritório, não perca mais tempo e corre aprender mais sobre o tema, além de ficar ligadinho aqui no Portal Advogados Gestores que terá sempre dicas para melhorar sua gestão!